Microsoft hat sich der Problematik angenommen, im beruflichen Kontext immer und immer wieder dieselben Sätze, Standardantworten oder ganze Textblöcke, die man eigentlich schon hundertmal geschrieben hat, runterrattern zu müssen und somit dem neuen Outlook für Windows eine Funktion spendiert, die genau dieses Problem lösen soll – Textbausteine, die man einmal anlegt und danach beliebig oft wiederverwenden kann.
Beim Schreiben einer Mail markiert man den Textabschnitt, den man später wiederverwenden möchte, klickt mit der rechten Maustaste drauf und wählt aus dem Kontextmenü „Auswahl in Schnellbausteinen speichern“ aus. Danach gibt man dem Baustein noch einen Namen, damit man ihn später auch wiederfindet und nicht ewig suchen muss.
Beim Einfügen läuft es ähnlich ab: Rechtsklick ins Textfeld der neuen Nachricht, dann „Schnellbaustein einfügen“ auswählen, und schon landet der gespeicherte Text an der gewünschten Stelle. Kleiner Wermutstropfen bei der deutschen Übersetzung: Die ist momentan noch etwas wackelig. Im Original heißt das Feature durchgängig „QuickParts“, in der deutschen Version tauchen aber sowohl „Schnellbaustein“ als auch „Schnellteil“ auf – offenbar hat man sich da noch nicht auf einen einheitlichen Begriff geeinigt.
Wer den Überblick über seine gespeicherten Textbausteine behalten will, findet eine entsprechende Liste in den Outlook-Einstellungen unter dem Reiter „E-Mail“. Dort lassen sich einzelne Einträge löschen oder umbenennen.
Eine Sache sollte man dabei aber im Hinterkopf behalten: Der eigentliche Inhalt eines Bausteins kann nachträglich nicht bearbeitet werden. Ist also ein Tippfehler drin oder möchte man eine Formulierung ändern, hilft nur der komplette Neustart – der alte Baustein muss gelöscht und ein neuer im Verfassen-Fenster von Grund auf angelegt werden.
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