Die Funktionalität von Windows lässt sich mit Apps deutlich erweitern, allerdings ist das in vielen Unternehmen noch nicht angekommen. Dabei gibt es für den Softwareriesen Windows zahlreiche Apps, die das Unternehmerleben leichter machen. Voraussetzung ist, dass die Bereitschaft zum digitalen Arbeiten im Betrieb vorhanden ist. Hier sind vor allem Arbeitgeber in der Pflicht. Durch Angebote wie IT Kurse und einem festen Ansprechpartner im Betrieb verlieren Arbeitnehmer ihre Scheu und setzen sich mit dem Thema Digitalität auseinander. Das wiederum bringt dann mehr Bereitschaft mit, die verfügbaren Windows-Apps ins Arbeitsleben zu integrieren.
Der Klassiker – Microsoft 365 braucht es für jeden Betrieb
Was früher unter dem Begriff „Office“ bekannt war, fungiert heute als Microsoft 365 und bietet ein großes Portfolio einzelner Apps und Programme. Bis heute ist Office die am häufigsten genutzte Software weltweit, allein in Deutschland greifen mehr als 85 % der Betriebe darauf zurück. Der frühere Klassiker bestand primär aus den Programmen Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Genug Basics, um Texte zu erstellen, Dateien zu verwalten, Tabellen zu erstellen und Präsentationen zu planen.
Mit der Integration von Clouddiensten hat sich das Angebot von Microsoft 365 stark verändert und erweitert. Es wurde eine große Reihe weiterer Tools hinzugefügt, die in Unternehmen von Vorteil sind. Hier nun eine kleine Auswahl der Apps, die es in Betrieben braucht.
Microsoft Bookings – Termine per App koordinieren
Die App zur Planung von Terminen jeglicher Art ist für Dienstleister unverzichtbar. Sämtliche autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff und können Termine eintragen, Erinnerungen planen und besetzte Zeitslots markieren. Auch zur Nutzung von Kunden kann Bookings bereitgestellt werden. Das bereitstellende Unternehmen kann festlegen, wer Buchungen bearbeiten und vornehmen darf und welche Anforderungen für eine Buchung erfüllt sein müssen. Damit lässt sich passgenau die Terminverwaltung von Unternehmen an eine effiziente App auslagern.
Digitale Workspaces mit Microsoft Groups schaffen
Das Thema Homeoffice ist noch lange nicht vorüber, Unternehmen haben längst erkannt, dass die Effizienz der Mitarbeiter in der Regel nicht leidet. Um das Teamwork dennoch aufrecht zu erhalten, braucht es Apps wie Microsoft Groups. Dieser Dienst macht es möglich, dass zuvor bestimmte Personen auf Office-Programme zugreifen und gemeinsam arbeiten können. Damit lassen sich Dokumente und Dateien unabhängig vom Standort verwalten und bearbeiten. Für den Arbeitgeber besteht zudem der Vorteil, dass er jederzeit auf die Dokumente in Groups zugreifen und sich ein Bild über den Fortschritt der Tätigkeit machen kann.
Für mehr Effizienz – MyAnalytics sorgt für optimierten Workflow
Nicht alle Windows-Apps dienen direkt der Umsetzung von Arbeitsaufgaben, sondern beispielsweise auch der Steigerung von Effizienz und Produktivität. Mit MyAnalytics erhalten Teams oder auch Einzelpersonen eine App, die das Arbeitsmuster überwacht. Aufbereitet in einem Dashboard ist es so möglich zu erkennen, wie viel Zeit effektiv für bestimmte Arbeitsabläufe verwendet wird.
Wird die App von Teams genutzt, lassen sich Schwächen hinsichtlich der Effizienz aufzeigen und die stärksten Mitglieder des Teams erkennen. Aufgrund dieser Basis ist es dann möglich, gemeinsam bessere und produktivere Wege für ein fokussiertes Teamwork zu erstellen.
Speicherplatz in der Cloud – OneDrive für die gemeinsame Datenverwaltung
Als Filehosting-Dienst ist OneDrive einer der wichtigsten Faktoren bei der gemeinsamen Datenbearbeitung. Microsoft greift auf eine hybride Speichertechnologie zurück, sodass die Daten nicht nur von einem speziellen Endgerät möglich sind, sondern auch von unterwegs. Es besteht die Möglichkeit, eine Synchronisierung mit der eigenen Festplatte einzustellen, sodass Daten doppelt geschützt sind und auch im Offlinemodus darauf zugegriffen werden kann.
OneDrive kann im Rahmen des klassischen 365-Abos verwendet werden, steht aber auch als singuläre App zur Verfügung. In der Variante OneDrive Business ist der Speicherplatz deutlich größer als bei der klassischen Basisversion. Hier lassen sich ein Terabyte Daten ablegen und verwalten, was für die meisten großen Unternehmen ausreichend ist.
Optimiertes Projektmanagement mit Microsoft Planer
Geht es um vereinfachtes Projektmanagement, kann Microsoft Planer ein wertvoller Helfer im Büro sein. Der Nutzer hat die Möglichkeit, einzelne Aufgaben von Projekten, Teil- und Vollprojekte unabhängig voneinander anzulegen und zu verwalten. Die entsprechenden Mitarbeiter können per Drag&Drop zugeordnet werden, sodass die Aufgaben transparent verteilt wurden.
Nach Erteilung des Zugriffs durch den Ersteller der Planung ist es Mitarbeitern möglich, den aktuellen Stand der Projektkollegen zu verfolgen und zu analysieren, wo es gerade Bedarf gibt. Auch für den Arbeitgeber erleichtert Planer die Koordination von Projekten, da Schwachstellen ganz leicht zu identifizieren sind.
Mobile App fürs eigene Unternehmen erstellen – das geht mit Microsoft Power Apps
Mehr als 70 % aller Onlinenutzer greifen derzeit auf ihr Smartphone beim Surfen zurück. Entsprechend wichtig ist es für Betriebe, ihr Angebote auch als mobile Version bereitzuhalten. Wenn eine mobile Website nicht ausreicht und der Wunsch nach einer App entsteht, ist Power Apps die perfekte Lösung. Gemeinsam mit Power BI, Power Automate und Power Virtual ist Power Apps ein Teil der neuen Power-Plattform von Microsoft. Die Entwicklungssoftware bietet unerfahrenen Anwendern die Möglichkeit, eine mobile App per Low-Code zu programmieren. Dabei kann es sich um Apps für interne Aufgabenverwaltungen innerhalb des Betriebes handeln oder um Apps, die auch externen Nutzern zugänglich gemacht werden.
Share Point für die unternehmenseigene Bibliothek
Eine der vielfältigsten Apps von Microsoft ist Share Point. Diese Software ermöglicht Betrieben gesonderte Websites zu erstellen, Intra- und Extranets zu eröffnen und Bibliotheken für gemeinsame Ablagen und Informationsquellen zu schaffen. Share Point lässt sich lokal auf dem Rechner installieren, kann aber auch als Cloudversion genutzt werden. Insbesondere im Zeitalter von Remote-Work ist Share Point eine effiziente Lösung, mit der sämtliche zugelassene Mitarbeiter auf Informationen zurückgreifen können. Auch die gemeinsame Dateienablage erleichtert die Korrespondenz von Angestellten und Teams aus der Ferne.
Fazit: Apps für Microsoft erleichtern das Berufsleben
Nur ein Bruchteil der verfügbaren Apps von Microsoft sind nun hier zusammengefasst worden. Tatsächlich hat der Softwareriese spätestens seit Windows 10 deutlich zugelegt, um auch Businessmöglichkeiten für große und kleine Betrieben zu schaffen. Basis ist fast immer der Klassiker Microsoft 365, das als Basis-Abo mit den typischen Standards Word und Co. daherkommt. Zusätze wie Access, Share Point und vieles mehr können entsprechend der Unternehmensbedürfnisse dazugebucht werden. So hat jeder Microsoftnutzer die Chance, sich das eigene Portfolio an Apps zusammenzustellen und damit Leistung und Effizienz im Betrieb deutlich zu steigern.
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