Die Kombination Windows 10 mit Microsoft 365 ist bei vielen Usern beliebt. In Sachen Datenschutz gibt es einige Einstellungen und Features, die zu beachten sind. Dies ist besonders wichtig, wenn die Arbeit unterwegs oder im Homeoffice erledigt wird. Wie lassen sich besserer Datenschutz, Sicherheit und Compliance erzielen?
Transparenz und Übersicht
Microsoft hat sich hinsichtlich des Datenschutzes zum Ziel gesetzt, möglichst transparent aufzutreten und unkompliziert in der Bedienung zu sein. User können in Windows 10 und in den Cloud-Diensten gewisse grundlegenden Datenschutz Voreinstellungen nutzen. Doch die Einstellungen sind pauschal und entsprechen in der Regel nicht den individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Dies lässt sich mit allgemeinen Voreinstellungen aus verständlichen Gründen praktisch nicht erreichen. Deshalb ist es unverzichtbar zu überprüfen, welche Einstellungen zu den eigenen Richtlinien passen und welche Regeln neu gesetzt werden müssen.
Microsoft stellt Usern umfangreiche Informationen zur Verfügung, um Datenschutzeinstellungen individuell vornehmen zu können. Die hinterlegten Datenschutzeinstellungen für verschiedene Produkte und Dienste sind im Account abrufbar. User können diese dort verwalten und sich die gespeicherten Daten anzeigen lassen. Auch ist die Löschung derselben möglich.
Einige einfache Maßnahmen für mehr Datenschutz in Microsoft 365 sehen wie folgt aus:
- Browserverlauf und Suchverlauf im Datenschutz-Dashboard der Microsoft-Accounts prüfen und gegebenenfalls löschen
- Im Microsoft-Konto lassen sich die App Daten entfernen.
- In Microsoft 365 ist es möglich, mithilfe des Compliance-Managers den Datenschutz zentral zu konfigurieren. Der Compliance Manager ist dazu geeignet, innerhalb der Organisation die Einhaltung gesetzter Vorschriften zu überprüfen und Risiken aufzudecken, die aktuell vorliegen. Auf diese Weise können Administratoren erkennen, worauf sie ihr Augenmerk lenken müssen.
- Die unterschiedlichen Anwendungen verfügen über eigene Datenschutz Einstellungen. Es gibt etwa im OneDrive Admin Center einen eigenen Bereich, den Datenschutz zu steuern.
Einstellungen auf Windows-PC separat verwalten
Daten, die User auf ihren Windows-PC heruntergeladen haben, müssen auch dort verwaltet werden. Das bedeutet, dass zusätzliche Datenschutz-Einstellungen am Rechner vorgenommen werden müssen.
OneDrive Datenschutz
OneDrive ist die Cloud, in der User ihre Daten speichern und mit anderen Usern innerhalb und außerhalb teilen können. Gerade deshalb ist der Datenschutz hier besonders wichtig. Administratoren nehmen Zugriff auf das OneDrive Admin Center. So können Administratoren z. B. festlegen, ob das Teilen von Daten überhaupt gestattet ist und wenn ja, mit wem. Der Menüpunkt Compliance dient dazu, die entsprechenden Leitlinien einzurichten. Es gibt eine Schnittstelle zu externen Tools, etwa zu Office 365 Security & Compliance.
Datenschutz für Exchange Online
Für Exchange Online sind die Datenschutz Einstellungen über diesen Zugang zu finden. Viele Einstellmöglichkeiten zu Sicherheits- und Datenschutzoptionen lassen sich individuell vornehmen. Die DSGVO-Toolbox ist ebenfalls hier verortet. User finden Richtlinien rund um den Schutz vor Datenverlusten und haben Zugang zum übergeordneten Compliance Manager in Microsoft 365. Einstellungen, die hier vorgenommen werden, greifen für Exchange Online und alle anderen Anwendungen in Microsoft 365.
Unterstützung von Experten holen
Die vielfältigen Einstellmöglichkeiten werden von professionellen Anbietern wie dem NIC Systemhaus so vorgenommen, dass sie mit den spezifischen Unternehmensanforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Compliance zusammenpassen. Die Experten wissen auch, wie die Einstellungen von Windows 365 – einem Cloud-PC, der im Abo verfügbar ist – vorzunehmen sind. Auf Windows 365 kann von jedem Gerät aus zugegriffen werden, wobei dies per RDP-Client oder einfach über den Browser passiert. Die Basis von Windows 365 ist die Windows 10 Enterprise Edition. Sobald Windows 11 veröffentlicht wird, läuft Windows 365 mit Windows 11 Enterprise.
Der Einsatz von Windows 10 bzw. Windows 11 Enterprise bedeutet, dass die Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien auf PCs unkompliziert ist. Die Konfigurationsarbeiten dazu laufen über den Endpoint Manager.
Azure Virtual Desktop als Basis
Wie bereits geschrieben, ist Windows 365 ein virtueller Computer. Dieser basiert auf Azure Virtual Desktop. Wenn User einen virtuellen Computer buchen, greifen Sie also nicht auf einen echten PC zu, sondern auf ein virtuelles Gerät, auch virtuelle Maschine genannt (kurz: VM). Wenn mehrere Mitarbeiter mit VMs arbeiten, können diese nicht miteinander in Verbindung treten. Das bedeutet, dass die VM nicht miteinander kommunizieren können, obwohl sie auf der gleichen Hardware laufen. Wichtig: Windows 365 wird nicht mit einem festen Azur-Abonnement verbunden. Admins können somit nicht über den Azure Virtual Desktop auf Windows 365 zugreifen, weder zu Verwaltungszwecken noch aus anderen Gründen.
Windows 365 und Microsoft 365
Sicherheit und Datenschutz bei Windows 365 sind eng mit den Einstellungen bei Microsoft 365 verbunden, weil eine Verknüpfung zwischen den beiden Diensten besteht. Windows 365 lässt sich mit verschiedenen Cloud Diensten von Microsoft bearbeiten, sodass die Abstimmung der Sicherheitseinstellungen und Datenschutzkonfigurationen beider Dienste aufeinander ratsam ist. Die Sicherheitseinstellungen von Windows 365 lassen sich im Admin Center von Microsoft 365 regulieren.
Auf Windows Rechnern ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, mit einem Remote Desktop Client zu arbeiten, um Zugriff auf Windows 365 zu erhalten. Auf der Website von Windows 365 können User den Remote Desktop-Client herunterladen, um so auch ohne Browser Zugriff zum Dienst zu erlangen. Dieser erfolgt mithilfe des Microsoft 365 Accounts über die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
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