Manchmal kommt alles auf einmal. Die Aufgaben der ganzen Woche sind bekannt, die Arbeit der letzten Woche ist noch nicht erledigt, und die unbearbeiteten Emails stapeln sich um Postfach. Der Überblick ist verloren. Besonders im Homeoffice passiert es leicht, dass man sich diesbezüglich „verzettelt“. Niemand schaut einem auf die Finger oder ermahnt einen zur Ordnung. Doch ein organisierter Arbeitsalltag ist keineswegs unwichtig. Er schafft Klarheit und vermindert Stress.
Das kann eine gute Selbstorganisation
Wer sich selbst gut organisiert ist produktiver. Das bedeutet keineswegs, dass der Schreibtisch frei von Krümeln sein muss und jedes Blatt Papier mit der schönsten Handschrift beschriftet wird. Es geht vielmehr darum, den Überblick zu behalten. Nicht nur die Aufgaben müssen klar sein, auch die Termine und die Zeit. Wer das im Griff hat, erspart sich Hektik, Fehler und Überraschungen. Das gilt auch für die Freizeit. Selbstorganisation gibt man nicht an der Haustür ab. Sie begleitet einen durch ein organisiertes Leben. Dabei gibt es dennoch immer wieder unerwartete Momente. Doch auch diese können besser gemeistert werden, wenn der Rest klar strukturiert ist.
Der Anfang ist leicht
Am besten beginnt man beim Organisieren mit einer To-Do-Liste. Besser sogar mehrere. Eine Liste beinhaltet alle Aufgaben, die derzeit bekannt sind. Die Reihenfolge ist egal und die Liste darf jederzeit erweitert werden. Bei Aufgaben mit Terminvorgabe, wird dieser Termin ergänzt. Aufgaben, die viel Zeit benötigen, werden unterstrichen. So erhält man einen ersten Überblick darüber, was überhaupt zu tun ist.
Auf einer zweiten Liste trägt man die Tagesaufgaben ein. Was soll heute noch erledigt oder zumindest begonnen werden? Gerade bei Arbeiten, die nicht an einem Tag fertiggestellt werden, sollte man ein Zwischenziel definieren. So ist klar, was getan werden muss. Alles was erledigt ist, wird abgehakt oder durchgestrichen. Was man nicht geschafft hat, verschiebt sich auf den nächsten Tag. Am Ende des (Arbeits-)Tages erstellt man die To-Do-Liste für den kommenden Tag.
Ordnung lohnt sich
Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Ordnung. Wer weiß, wo er was findet, kommt schneller voran und verbringt seine Zeit nicht mit verzweifeltem Suchen. Das Abarbeiten einer To-Do-Liste hilft hier bereits, den Schreibtisch und das Postfach freizubekommen. Außerdem ist es für das Gehirn angenehmer, keine Ablenkungen im Blickfeld zu haben, während es arbeitet. Ablagefächer, Aktenständer, Stifteköcher und dergleichen sind keine unnötigen Büroutensilien, sondern eine hilfreiche Unterstützung für den Arbeitsalltag.
Alles, was abgearbeitet wurde, sollte einen festen Platz haben und dort bei Nichtgebrauch auch wieder hingebracht werden. Am Ende jedes Arbeitstages findet der Lieblingskugelschreiber ebenso in die Schublade zurück, wie auch die unerledigten Sachen in ihr Fach wandern. All das gilt auch für jede einzelne Datei auf der Festplatte. Ein logischer Dateiname und eine nachvollziehbare Ordnersortierung erleichtern das Auffinden.
Selbstorganisation braucht Übung
Es ist nicht schwierig, sich selbst am Arbeitsplatz zu organisieren. Doch wem das bisher gar nicht gelungen ist, der braucht meist ein wenig Übung. Zeitmanagement will gelernt sein. Es ist nicht schlimm, wenn das anfangs nicht perfekt funktioniert. Mit der Zeit erkennt man, welche Techniken und Zeiten sinnvoll sind und welche nicht.