Mit der relativ neuen IT-Technologie „Cloud Computing“ eröffnen sich für Unternehmen bahnbrechende, effizienzsteigernde Möglichkeiten, das Google Apps, erhöht. Cloud Computing schafft vor allem für Jungunternehmer eine vorher nicht mögliche Unabhängigkeit, die Zeit und Kosten spart. Aber auch einige Nachteile des virtuellen Datentransfers sollten bedacht werden.
Die Vorteile der Cloud
Bestehende Unternehmen, aber auch Neugründer, können viele Vorteile für sich nutzen, wenn sie ihr UnternehmensManagement und sämtliche Bürotätigkeiten über einen Cloud-Server abwickeln. Bei vielen Cloud-Anbietern ist die Online-Anmeldung sehr simpel und der Dienst sofort nutzbar. Auch die Bedienung über ein gut strukturiertes Webinterface ist für alle Nutzer einfach und intuitiv gehalten. Besonders hervorzuheben ist die Kostenersparnis, denn die Kalender- und E-Mail-Funktion sowie virtueller Speicherplatz in Google Drive können beispielsweise über Google Apps von bis zu zehn Nutzern vollkommen kostenlos genutzt werden. Für Nutzerzahlen, die darüber hinausgehen, ist das Upgrade auf das kostenpflichtige Google Apps for Business notwendig. Welches Produkt auch genutzt wird: Unternehmen ersparen sich den Aufbau einer kostenintensiven und komplizierten Infrastruktur, da diese bei Cloud-Diensten bereits vorprogrammiert ist. Diese Ersparnis macht sich besonders bei kleinen Unternehmen mit geringem Budget besonders stark bemerkbar. Das Update von Daten, die in die Cloud hochgeladen und für sämtliche Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, erfolgt synchron. Alle Nutzer können so auch örtlich unabhängig gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Dies spart unter Umständen nicht nur die Kosten für Büroräume, sondern auch Zeit für verbale Updates und ermöglicht Mitarbeitern eine höhere Flexibilität.
Zeitgemäßerer Workflow
Der Arbeitsprozess wird durch die mögliche Integration der synchronen Arbeit von Mitarbeitern im Home Office zeitgemäßer. Arbeitszeiten können darüber hinaus bei zeitlicher Flexibilität effizienter genutzt werden. Insbesondere Jungunternehmer und Start-ups können von dieser räumlichen und zeitlichen Unabhängigkeit profitieren, da einige Kosten wegfallen und trotzdem eine Transparenz über die Arbeitsfortschritte gegeben ist. Nicht zu unterschätzen ist auch das nachhaltige Arbeiten, denn mit Cloud Computing werden keine anfälligen lokalen Rechenzentren mehr benötigt. Alle Daten laufen über ein großes Zentrum, das so viel effizienter betrieben werden kann.
Die Geschäftsprozesse werden durch das Arbeiten in der Cloud insgesamt schneller und zuverlässiger, da Bearbeitungszeiten reduziert werden und auch Fristenkontrollen automatisch ablaufen. Firmeninterne Anträge, wie beispielsweise Urlaubs- oder Investitionsanträge, Anforderungen für Material oder eine Rechnungsprüfung, laufen über Cloud-Management zeitreduziert ab. Ist beispielsweise ein Termin oder ein Prozess überfällig, wird die bearbeitende Person automatisch per E-Mail darüber verständigt.
Nachteile und Gefahren nicht unterschätzen
Trotz der vielen Vorteile der Cloud sollten auch die Nachteile von virtuell gelagerten Geschäftsdaten nicht übersehen werden. Die Cloud ist sozusagen ein virtueller Raum im Internet, in dem sämtliche Daten, im Falle von Unternehmern natürlich auch geschäftsinterne Zahlen oder aber auch das branchenspezifische Wissen eines Betriebes, abgelegt werden.
Da die Cyberkriminalität nicht außer Acht gelassen werden darf und Hacker es genau auf solche Daten abgesehen haben, ist das größte Risiko eines in der Cloud verwalteten Unternehmens sicherlich die Frage der Datensicherheit. Aber auch durch Störungen des Cloud-Anbieters können virtuell gelagerte Daten verloren gehen.
Ein weiterer Nachteil ist, trotz der durch die Cloud gegebenen zeitlichen und örtlichen Unabhängigkeit, eine gewisse Abhängigkeit dem Anbieter des Cloud-Dienstes gegenüber. Denn ein Wechsel des Cloud-Dienstes ist fast nicht möglich, da die Infrastruktur vieler Anbieter inkompatibel ist, was einen Transfer der Daten unmöglich macht. Möchte oder muss man den Geschäftsbetrieb irgendwann einstellen, wird es schwierig, auf seine Daten zuzugreifen bzw. diese mit einer anderen software weiter zu benutzen. Auch hängt der Zugang zu den Daten von einem zuverlässigen Internetdienst ab. Läuft das Internet nicht wunschgemäß, kann die Arbeit in der Cloud nicht fortgesetzt werden. In einem solchen Fall ist mit uneingeplanten Arbeitsunterbrechungen zu rechnen.
Problematisch wird es, wenn die Rechnung für den Cloud-Dienst einmal nicht pünktlich eingeht oder – sei es auch nur durch einen Fehler der Bank – nicht fristgerecht bezahlt wird. Dann wird der Zugriff auf die virtuell hinterlegten Daten gesperrt und das gesamte Unternehmen liegt, bis zur Lösung des Problems, lahm.