Einmal pro Jahr macht jedes Geschäft eine Inventur, um den aktuellen Bestand an Ware zu checken. Doch auch für Betriebe ist es sinnvoll, eine Inventarliste zu erstellen! Je größer das Unternehmen, desto schneller verlieren Sie den Blick dafür, welche Güter eigentlich im Umlauf sind. Eine Übersicht ist allerdings relevant, um den Unternehmenswert beziffern zu können. Ob Rohstoffe oder Gegenstände, mit einem gut geführten Inventar haben Sie stets im Blick, worauf es ankommt.
Was ist eine Inventarliste und wem hilft sie?
Die Inventarliste ist bei einer Firmeninventur das wichtigste Detail. Hier werden alle Arbeitsmittel, Rohstoffe und Waren aufgelistet. In den meisten Firmen befinden sich Werte, die oft unterschätzt werden. Ob Drucker, Kopierer, Messschieber, Rohstoffe für die Produktion oder technische Geräte, all diese Dinge gehören zum Wert Ihrer Firma und müssen in einer ordentlichen Inventarliste mit aufgeführt werden. Die Erstellung einer solchen Liste erfolgt meist im Rahmen einer Inventur, bei der alles gemessen, gezählt und gewogen wird, was für Ihr Unternehmen relevant ist. Wer aber sollte eine solche Inventarliste erstellen und bei wem ist sie überflüssig?
Die wichtigsten Gründe, warum Sie eine Inventarliste brauchen
Mindestens einmal sollte jedes Unternehmen eine eigene Inventarliste erstellen, um sich selbst einen Überblick zu verschaffen, aber auch um Bilanz zu ziehen. Folgende Gründe sind entscheidend:
- Inventarlisten decken Diebstahl auf: Nicht nur im Einzelhandel, sondern auch in Produktionsbetrieben und Unternehmen kommt es zu Diebstählen. Rohprodukte können für Diebe wertvoll sein, daher ist es wichtig, bei einem Verdacht eine Inventarliste anzufertigen und zu prüfen, ob sich der Verdacht erhärtet.
- Ein Führungswechsel steht an: Wenn Sie ein Unternehmen verkaufen oder ein weiterer Geschäftsführer eintritt, kann eine Inventarliste notwendig sein. Vor allem bei einem Verkauf ist das Firmeninventar entscheidend für den Verkaufswert.
- Überblick über den Betrieb erhalten: Wenn ein Betrieb wächst, verändert sich auch der Bestand. Mit einer Inventarliste können Sie sämtliche Gegenstände, Betriebsmittel und Werte festhalten, die sich im Lauf der letzten Jahre in Ihrem Betrieb angesammelt haben. Jede Neuanschaffung verändert den Wert des Unternehmens.
- Die Erstellung der Bilanz: Wenn Ihr Unternehmen der Bilanzpflicht unterliegt, ist pro Jahr eine Inventur fällig. Zu einem festgelegten Datum muss das gesamte Unternehmensvermögen aufgelistet werden. Nicht nur die körperliche Inventur, sondern auch Schulden, Vermögen und immaterielle Güter müssen im Rahmen einer Buchinventur gelistet werden. Für Ihren Jahresabschluss ist eine solche Inventarliste existenziell!
Mit Vorlagen einfacher arbeiten
Die Erstellung Ihrer Inventarliste funktioniert am besten mit einer Vorlage. Diese funktionieren meist mit dem Tabellenkalkulator Excel und können ganz nach eigenen Wünschen angepasst werden. Die Einträge müssen dann nur noch in der entsprechenden Spalte gemacht werden, die Mengenangaben werden mechanisch eingetragen.
Wenn Sie selbst über gute Excel-Kenntnisse verfügen, brauchen Sie keine Tabellenvorlage, sondern können sich den Vordruck für die Inventur einfach selbst erstellen. Die gute Nachricht ist: Sie müssen hierfür keine Formeln programmieren können. Schauen Sie sich einfach ein paar der üblichen Onlinevorlagen an und orientieren Sie sich bei der Erstellung Ihrer individuellen Vorlage daran. Planen Sie hingegen eine digitale Erfassung der Werte, ist eine Formel erforderlich. Auch hier finden Sie online viele Musterbeispiele und Hilfen.