Howto: PDF-Dokumente kostenlos unter Windows per Stempel-Werkzeug unterzeichnen

Vielen von euch geht es sicher ähnlich: Das heimische Büro soll so weit wie möglich papierlos geführt werden können und dafür habt ihr bereits so einige Tools und Apps in eure Sammlung aufgenommen, die euch beispielsweise wichtige Dokumente einscannen und digital ablegen lassen. Doch immer wieder erreichen einen diverse PDF-Dokumente, die zur Beantwortung einer Unterschrift bedürfen. Oder aber man muss selbst von sich signierte PDF-Dateien versenden und will dazu nicht unbedingt auf kostspielige Programme oder komplizierte Umwege zurückgreifen. Mit der Software PDF-XChange Viewer für Windows könnt ihr das ganz simpel kostenlos erledigen.

Ich möchte euch anhand einer kleinen Schritt für Schritt-Anleitung (oder neudeutsch: Howto) zeigen, wie einfach das am Ende funktioniert. Zuallererst benötigt ihr natürlich ein entsprechendes PDF-Dokument, welches es zu unterschreiben gilt. Außerdem solltet ihr eure Unterschrift im Bildformat vorliegen haben. Hierzu bietet es sich an, diese etwa im Dateiformat *.PNG abzusichern, da man damit auch einen transparenten Hintergrund verwenden kann. Das geht natürlich nur dann vernünftig, wenn man auch die Möglichkeiten hat, ein entsprechendes PNG zu erstellen. Ansonsten kann man es aber auch mit einer eingescannten Unterschrift (bitte nur die eigene) oder eben einem Foto seiner Unterschrift hinbekommen.

Ladet euch die kostenlose Version der Software direkt beim Entwickler herunter und wählt bei der Installation statt „Pro“ auch wirklich die kostenlose Version.

Wenn ihr euer zu unterzeichnendes Dokument geöffnet habt, navigiert ihr euch über die Menüleiste zu Werkzeuge > Anmerkungen > Stempelpalette und klickt auf den Eintrag.

Anschließend erstellt ihr über die Schaltfläche „Neu…“ eine neue Stempelpalette und benennt diese. Ich habe mich hier der Übersicht halber für „Unterschrift“ als Bezeichnung entschieden:

Im nächsten Schritt müsst ihr weiter rechts im selben Fenster auf den Button „Aus Bild…“ klicken, um dort euer vermeintliches PNG-Bild der Unterschrift auszuwählen und einzufügen:

Schließt nun das „Stempelpalette“-Fenster und navigiert wieder in die Menüleiste zu Werkzeuge > Anmerkungen > Stempel. Hier wird nun neben den einzelnen Programmvorlagen auch euer Unterschriften-Stempel in seiner eigenen Palette angezeigt. Wählt diesen nun aus:

Ein kleines Stempel-Icon an eurem Mauszeiger signalisiert euch nun, dass ihr jetzt jederzeit eure Unterschrift als Stempel irgendwo in das Dokument einfügen könnt. Klickt an die etwaige finale Position für eure Unterschrift und verschiebt anschließend den Stempel zur Not noch so weit, bis alles passt:

Nun könnt ihr euer digital unterschriebenes Dokument speichern, versenden oder ausdrucken – ganz wie ihr wollt. War nicht wirklich kompliziert, oder? Beachtet bitte: Die hier verlinkte Version des Viewers wird nicht mehr weiter fortgeführt, sondern nennt sich nun PDF-Xchange Editor. Für meine Zwecke reicht die ältere Version aber vollkommen und sie verfügt bereits über eine OCR-Funktion für diverse Sprachen (auch Deutsch).